Comment organiser ses déplacements professionnels ?

Vecteur de réussite et de performance, les déplacements professionnels sont un élément clé de la croissance d’une entreprise sur son marché. Cependant, il est souvent complexe de concilier la politique voyage de l’entreprise et les spécificités des voyageurs. Voici 4 conseils pour la gestion de vos voyages d'affaires.


Comment organiser ses déplacements professionnels ?


Maîtrisez votre budget

Les coûts importants des déplacements professionnels sont majoritairement les dépenses liées aux logements et aux transports.

Le mieux est donc d'anticiper ces deux options de votre déplacement professionnel pour limiter les frais de dépenses. Réserver le plus tôt possible permet d’obtenir de meilleurs prix. Alors, si vous connaissez la date de votre déplacement longtemps à l’avance, n’attendez pas le dernier moment pour préparer la logistique de votre déplacement professionnel.

Il est important de comparer les tarifs et les différentes options (train, avion…).

Pour contrôler ses dépenses, plusieurs moyens existent, dont la carte logée. Cette carte de paiement virtuel émise au nom de votre entreprise et intégrée au système d’information de votre agence de voyages, centralise le règlement des prestations liées aux voyages d’affaires (billets d’avions ou trains, hôtels...).

Optimisez votre voyage

Diminuez les coûts c’est bien… réduire les coûts ET respecter le confort du voyageur, c’est mieux !

La gestion fluide et simple d’un déplacement professionnel facilite la performance de chaque voyageur etcontribue à l’objectif de rentabilité de votre entreprise.

Comment encourager vos collaborateurs à être plus productif pendant leurs voyages d’affaires ?

Confiez à une agence l'organisation des déplacements professionnels de vos collaborateurs . En effet, laissez votre collaborateur organiser son propre voyage d’affaires peut lui faire perdre du temps et parfois même empiéter sur leur cœur de son métier qui consiste notamment à conquérir de nouveaux marchés.

Si vos salariés passent moins de temps à préparer la logistique de leur déplacement professionnel alors ils se concentreront mieux sur les objectifs de leurs voyages d’affaires pour leur entreprise.

L’aide d’un expert : analyse précise et préconisations

La gestion du voyage d’affaires est complexe pour l’entreprise. De plus, elle génère une dépense très importante et un axe stratégique vital pour la pérennité de la société. Les conseils et l’aide d’experts au quotidien pour piloter et simplifier le déplacement professionnel s’avèrent être un bon investissement. Un account manager et une équipe de conseillers dédiés sont des acteurs essentiels pour la gestion de voyages d'affaires, proposés par votre agence de voyages.

Chez Bleu Voyages, nos conseillers dédiés sont à l'écoute du client, que ce soit en amont, pendant et après leur déplacement. Grâce à un accompagnement basé sur la proximité, ils connaissent leurs spécificités et ont à cœur de répondre à leurs exigences. L'account Manager est l'interlocuteur privilégié pour répondre aux interrogations des clients concernant leur politique voyage.

Utilisez des outils en ligne adaptés

Les portails de réservation

Pour préparer au mieux et vous assurer une meilleure gestion des réservations de vos voyages d’affaires, Bleu Voyages met à votre disposition des outils technologiques adaptés. Notre équipe eBooking se consacre à l’implémentation des outils en ligne ainsi qu’à l’accompagnement des clients dans leur utilisation.

Les outils de réservation permettent aux entreprises de simplifier la gestion de leurs voyages, en permettant aux collaborateurs de réserver de façon autonome. Les portails sont disponibles sur toutes les plateformes numériques (smartphone et tablettes, sur Play Store et App Store)

Les clients de Bleu Voyages sont de typologies diverses, c’est pourquoi nous travaillons avec 3 éditeurs différents (Traveldoo, KDS, Concur). Ainsi, nous pouvons implémenter à chaque client l’outil qui lui est le plus adapté. Ces éditeurs connus proposent des outils évolutifs dans le temps afin d’offrir une meilleure expérience utilisateur ainsi qu’une prise en main la plus simple et rapide possible.

Optimisation des tarifs

L’outil GTP (Global Travel Platform) permet à Bleu Voyages de bénéficier de tarifs aériens dans le monde entier, plus avantageux selon leur lieu d’achat et d’émission. En effet, les tarifs de deux vols qui assurent le même trajet peuvent varier de plus de 40% suivant leur lieu d’émission. Entretenu par les membres du réseau Radius, cet outil fonctionne comme une « place de marché » sur laquelle chaque adhérent met à la disposition des autres sa banque de données tarifaires.

Optim’R, lancée en 2015 par Selectour avec Amadeus, est une solution robotique d’optimisation tarifaire. Lorsqu’un voyageur réserve un billet, le robot Optim’R met en place une veille afin de trouver le meilleur tarif sur le trajet souhaité. Si un tarif plus avantageux est trouvé, le robot envoie la proposition à l’équipe dédiée.

Grâce à cette technologie, le tarif du billet n’est plus figé au moment de la réservation, mais évolue en fonction des disponibilités et de l’attractivité des prix. Le robot assure la veille jusqu’à l’émission du billet, ce qui assure au client de toujours trouver le tarif le plus avantageux.

Gestion des notes de frais

En offrant une vision plus globale des notes de frais qui concernent les rendez-vous professionnels et les déplacements, Expense permet aux clients de gagner du temps et de l’argent. Son utilisation minimise les risques d’erreurs ou de fraudes et assure une réduction significative des coûts de traitement des notes de frais.

L’outil Expense est disponible sur smartphones et tablettes.

En s’intégrant à l’outil de réservation choisi par l’entreprise, nos solutions Expense offrent une expérience utilisateur plus conviviale, à travers une création automatisée et assistée des notes de frais. Le tableau de bord apporte une meilleure visibilité sur les achats et l’utilisation des budgets voyages.

L’outil permet de réduire le délai de remboursement des notes de frais, de renforcer le respect des politiques de l’entreprise. Enfin, Expense améliore la visibilité sur la nature et l’évolution des frais professionnels.

Toujours analyser et mesurer les résultats de vos déplacements pros

Les voyages d'affaires constituent des instants stratégiques dans la vie d'une entreprise... Alors autant qu'ils soient efficaces et pour cela, il est indispensable d’appliquer les améliorations préconisées. Parfois il est nécessaire d’ajuster la politique voyage ; la rendre plus flexible permet une meilleure adhésion des collaborateurs voyageurs.

Votre reporting doit proposer des rapports et statistiques pertinents pour comparer votre activité et dépenses et ainsi facilité l’évolution d’une année sur l’autre.

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