Comment organiser ses voyages d’affaires ?

Vecteur de réussite et de performance, les déplacements professionnels sont un élément clé de la croissance d’une entreprise sur son marché. Cependant, il est souvent complexe de concilier la politique voyage de l’entreprise et les spécificités des voyageurs. Nous vous livrons 3 conseils pour la gestion de vos voyages d'affaires.


Comment organiser ses voyages d’affaires ?


Maîtrisez votre budget

Les coûts importants des déplacements professionnels sont majoritairement les dépenses liées aux logements et aux transports.

Le mieux est donc d'anticiper ces deux options de votre déplacement professionnel pour limiter les frais de dépenses. Réserver le plus tôt possible permet d’obtenir de meilleurs prix. Alors, si vous connaissez la date de votre déplacement longtemps à l’avance, n’attendez pas le dernier moment pour préparer la logistique de votre déplacement professionnel.

Il est important de comparer les tarifs et les différentes options (train, avion…).

Pour contrôler ses dépenses, plusieurs moyens existent, dont la carte logée. Cette carte de paiement virtuel émise au nom de votre entreprise et intégrée au système d’information de votre agence de voyages, centralise le règlement des prestations liées aux voyages d’affaires (billets d’avions ou trains, hôtels...).

Optimisez votre voyage

Diminuez les coûts c’est bien… Mais tout en gardant le confort du voyageur, c’est mieux !

La gestion fluide et simple d’un déplacement professionnel facilite la performance de chaque voyageur, et contribue à l’objectif de rentabilité de votre entreprise.

Comment encourager vos collaborateurs à être plus productif pendant leurs voyages d’affaires ?
Laissez votre collaborateur organiser son propre voyage
d’affaires peut lui faire perdre du temps et parfois même empiéter sur leur cœur de son métier qui consiste notamment à conquérir de nouveaux marchés.
Si vos salariés passent moins de temps à préparer la logistique de leur déplacement professionnel alors ils se concentreront mieux sur les objectifs de leurs voyages d’affaires pour leur entreprise.

L’aide d’un expert : analyse précise et préconisations

Humain + Technologie = Optimisation de vos voyages d’affaires.

Des outils technologiques accompagnent les différents acteurs du voyage d'affaires :

  • Pour le voyageur, une technologie mobile, pour le rendre plus productif lors de son déplacement (application mobile, espace client dédié…). Améliorer les conditions de voyages augmente l’efficacité des collaborateurs lors de leur rendez-vous d’affaires.
  • Des solutions et logiciels procurent une meilleure organisation et un gain de temps non négligeable pour les travels managers : Portail de réservation, logiciel de notes de frais...

La gestion du voyage d’affaires est complexe pour l’entreprise. De plus, elle génère une dépense très importante et un axe stratégique vital pour la pérennité de la société. Les conseils et l’aide d’experts au quotidien pour piloter et simplifier le déplacement professionnel s’avèrent être un bon investissement. Un account manager et une équipe de conseillers dédiés sont des acteurs essentiels pour la gestion de voyages d'affaires, proposés par votre agence de voyages.

Chez Bleu Voyages, nos conseillers dédiés sont à l'écoute du client, que ce soit en amont, pendant et après leur déplacement. Grâce à un accompagnement basé sur la proximité,  ils connaissent leurs spécificités et ont à cœur de répondre à leurs exigences. L'account Manager est l'interlocuteur privilégié pour répondre aux interrogations des clients concernant leur politique voyage.

 

Toujours analyser et mesurer les résultats de vos déplacements pros

Les voyages d'affaires constituent des instants stratégiques dans la vie d'une entreprise... Alors autant qu'ils soient efficaces et pour cela,  il est indispensable d’appliquer les améliorations préconisées. Parfois il est nécessaire d’ajuster la politique voyage ; la rendre plus flexible permet une meilleure adhésion des collaborateurs voyageurs.

Votre reporting doit proposer des rapports et statistiques pertinents pour comparer votre activité et dépenses et ainsi facilité l’évolution d’une année sur l’autre.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des voyages d'affaires ?

Contactez Selectour Bleu Voyages, nous serons ravis de vous aider pour l'organisation de vos déplacements professionnels.

Chloé Convert

Article publié le à dans la catégorie Bleu voyages