Allier services d'agence de voyages d'affaires et outil Travel and Expense

Partenariat entre Bleu Voyages et Notilus : deux offres pour un projet unique. Bleu Voyages s’associe à la solution Notilus Travel & Expense de DIMO Software, outil de gestion globale des déplacements professionnels.


Allier services d'agence de voyages d'affaires et outil Travel and Expense

 

Bleu Voyages et DIMO Software s'allient pour offrir une offre complète à leurs clients

Avec l’arrivée des portails de réservation en ligne à destination des entreprises, les agences de voyages d’affaires ont dû adapter leur offre ainsi que leur métier.

Aujourd’hui, nous observons un changement sur le besoin des clients : ils s’orientent vers un outil global comprenant à la fois un outil global Travel & Expense  et une offre de services d’agence de voyages.

L’agence de voyages et l’éditeur d’outil Travel & Expense deviennent partenaires pour offrir aux clients toutes leurs expertises par le biais d’une équipe projet complémentaire.

Comment fonctionne Bleu Voyages et DIMO ?

La consultation ou l’appel d’offre « Travel and Expense » : lancement du projet pour les partenaires

Que ce soit dans le contexte d’appel d’offre ou d’une simple demande d’informations, Bleu Voyages et Notilus ont 2 façons de procéder :

1. Un appel d’offre global :

Le client fait appel aux services de l'agence de voyages et à l'outil T&E ensemble.

Dans le cas d’un appel d’offres global, l’agence de voyages porte l’offre complète avec un éditeur sous-traitant.

2. Deux appels d’offres distincts :

Le client fait appel d'une part aux services de l’agence de voyages (hors outil de réservation en ligne) et d'autre part à l'outil T&E (Ordre de mission, portail de réservation en ligne et note de frais)

Dans le cas de deux appels d’offres distinct l’objectif est de garantir la compatibilité et une bonne intégration des services. D’une part l’outil Ordres de Missions / Notes de frais et d’autre part le portail de réservation en ligne. Cette pratique est récente, avant l’agence de voyages portait le portail de réservations et l’éditeur l’offre Ordre de Mission et Note de frais.

Outil Travel & Expense - Schéma Bleu Voyages

Dans les deux cas les partenaires doivent travailler ensemble pour répondre à un besoin complet, dès l’Appel d’Offre jusqu’à la conduite du changement.

« Notilus, outil de Travel et Expense proposant la réservation en plus de l’ordre de mission, travaille régulièrement avec Bleu Voyages dans la préparation des réponses aux appels d’offres mais aussi dans la préparation des rendez-vous client. Bleu Voyages est le plus à même d’apporter son expertise concernant son offre de services à destination des entreprises. Il paraît donc évident pour les équipes commerciales de Notilus d’être régulièrement en contact avec Bleu Voyages afin de faire une réponse commune aux besoins des clients. »

Karine KRAJDA, Responsable Partenaires Notilus

 

Le projet de gestion des déplacements

Une fois l’offre lancée, l’équipe « projet partenaires » accompagne l’équipe « projet client » dans la mise en œuvre de sa solution. L’objectif étant de mener le projet selon un calendrier et un cahier des charges apportant satisfaction à l’ensemble des parties.

Lors de la réunion de lancement, le projet unique démarre grâce à la présence de tous les acteurs du projet (clients, agences, éditeurs, …) et en découle alors les « mini » projets de chaque acteur.

«Chez Bleu Voyages le constat est clair : les besoins de nos clients ont changé. Les outils online font partie intégrante du paysage et il est nécessaire pour nous de s’adosser à des partenaires technologiques comme DIMO Software. Travailler avec Notilus nous permet de répondre à une attente forte de nos clients en termes d’optimisation de leur processus de réservation et de gestion du déplacement dans son ensemble. Nos équipes, qu’elles soient commerciales ou techniques, sont complémentaires et allier nos compétences est un véritable atout pour la satisfaction de nos clients »

Marianne BERNARD, Responsable Implémentation Bleu Voyages

Processus de gestion des déplacements professionnels

Malgré un nom de projet généralement global « Projet Gestion des déplacements professionnels », les partenaires doivent analyser le fonctionnement du client de façon totalement autonome. En effet, l’agence de voyages doit identifier le service offline attendu, les besoins de facturation, les contrats transporteurs et la politique voyages. De son côté, l’éditeur doit analyser les process de réservations et de note de frais du client, analyser les flux nécessaires entre outil T&E et l’ERP ou autres outils, travailler sur la consolidation des offres mais aussi sur les politiques de remboursement et voyages.

 

Processus de gestion des déplacements professionnels  - Schéma Bleu Voyages

 

Le projet ne s’arrête pas à la mise en production ! L’équipe projet reste présente pendant les mois qui suivent la mise en production afin de garantir la transition et de s’assurer de l’adoption de la solution par tous les utilisateurs.

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